اهمیت اولویت‌بندی در برنامه‌ریزی
در این مطلب می خوانید:
روزانه کارآفرینان و حتی مدیران زیادی هستند که از نرسیدن به کارهای روزمره و مهم خود گله و شکایت می‌کنند. این افراد برای انجام فعالیت‌های مهم زمان کافی ندارند. حتما شما هم بارها و بارها برای کارهای خود برنامه‌ریزی کرده اید و تنها توانسته اید بخشی از کارها را انجام دهید.
تمام این افراد مشکل اولویت‌بندی در برنامه‌ریزی دارند. از نظر دکتر میثم شکری ساز اگر بتواند کارهای خود را مدیریت کنید می‌توانید همه آن را با موفقیت به سرانجام برسانید.
اولویت‌بندی چیست؟
زمانی که برنامه‌ریزی می‌کنید دقیقا مشخص می‌کنید چه کاری را از اول از همه انجام دهید. همین مشخص نمودن کار اولویت‌بندی در برنامه‌ریزی است. اگر دقیقا مشخص کنید که چه کاری لازم است حتما در زمان دقیق خود انجام شود قطعا از ضرر و زیان احتمالی پیشگیری می‌شود.
اولین گام در اولویت‌بندی نوشتن کارهاست. پس کارهایی که حتما باید انجام داده شوند تیک بزنید. در برنامه‌ریزی و عملی کردن آن ابتدا به دنبال کارهایی بروید که بیشترین ارزش را برای شما به همراه دارند.
چطور کارها را اولویت‌بندی کنیم؟
کارآفرین و مدیران موفق کسانی هستند که می‌دانند اولویت‌بندی در برنامه‌ریزی را درست انجام دهند و آن را عملی کنند. بهتر است نقش اولویت‌بندی را در کسب و کار خود نادیده نگیرید. شما در طول روز چند ساعت زمان برای انجام کارهای خود دارید؟ برای اینکه بتوانید به همه کارها برسید زمان خاصی را برای هر کاری اختصاص دهید و تمام تلاش خود را کنید که در همان زمان، کار بخصوص را انجام دهید.
اولویت‌بندی کارها به فوت و فن خاصی نیاز ندارد فقط کافی است که شما بدانید که چه کاری جزء ضروری ترین کارها است و باید در اسرع وقت انجام شود. شاید در ابتدا کمی‌سخت باشد اما به مرور زمان اضافی هم خواهید داشت و به تمام کارهای خود می‌رسید.
میزان اهمیت اولویت‌بندی در برنامه‌ریزی؟
اولویت‌بندی در برنامه‌ریزی راهی است که شما را به پیشرفت و افزایش درآمد می‌رساند. اگر کسب و کار نوپایی دارید و یا به تازگی مدیریت یک مجموعه را بر عهده گرفته اید حتما این آیتم را مدنظر قرار دهید. یک برنامه‌ریزی دقیق با تعیین اولویت‌ها شما را راحتتر به هدفتان می‌رساند.
برای آشنایی با کارآفرینی که خود با اولویت بندی و برنامه ریزی اصولی، در اوج جوانی به موفقیت‌های بی‌شماری رسیده، کلیک کنید:
مزایای مهم در اولویت‌بندی
اولویت‌بندی در برنامه‌ریزی یکی سری مزایا به دنبال دارد که به ترتیب به آنها اشاره می‌کنیم:
- فعالیت‌ها ی غیر مفید را حذف کنید. زمانی که کارهای برنامه‌ریزی شده را اولویت‌بندی کنید در این صورت می‌دانید که چه کارهایی مهمتر از بقیه هستند. به راحتی کارهایی که فقط وقت شما را می‌گیرند و ارزشی ندارند را حذف کنید. پس فقط وقت و انرژی خود را برای کارهای مهم صرف کنید.
- جلوگیری از اتلاف وقت و انرژی: برنامه‌ریزی می‌تواند به خوبی در وقت و انرژی شما صرفه جویی کنید. اگر اولویت‌بندی هم کرده باشید به راحتی مسیر شما مشخص می‌شود و اتلاف وقت و انرژی نخواهید داشت.
- تصمیم گیری ساده‌تر: با برنامه‌ریزی و لیست کردن کارها می‌توانید تمام کارهای مهم و اولویت دارد را انتخاب کنید. با این کار تصمیم گیری راحت تر و بر اساس اولویت‌ها خواهد بود.
- استفاده حداکثری از توانمندی‌ها: می‌توانید اولویت‌بندی را بر اساس اهداف و توانمندی‌ها ی خود قرار دهید. با این کار حداکثر استفاده از توانایی‌ها را می‌برید و به سرعت پیشرفت می‌کنید.
آیا نرم افزاری برای اولویت‌بندی در برنامه‌ریزی وجود دارد؟
این روزها بیشتر افراد برای اولویت‌بندی در برنامه‌ریزی از گوشی‌ها ی هوشمند استفاده می‌کنند. چون در هرجا و مکانی می‌توانند به برنامه‌ریزی خود دسترسی داشته باشند و هم جهت با آن حرکت کنند. دیگر نوشتن چک لیست را فراموش کنید و از نرم افزارهای طراحی شده در این راستا استفاده کنید.
این نرم افزارهای به گونه‌ای طراحی شده‌اند که برنامه‌ریزی روزانه شما را یادآوری می‌کنند. در این نرم افزارها ابتدا کارهای روزانه اولویت دار خود را به ترتیب ثبت می‌کنید سپس برای آنها اعلان قرار می‌دهید. نرم افزار سر ساعت معین به شما یادآوری می‌کند که باید فلان کار را انجام دهید.
محیط کاری این نرم افزارها بسیار ساده و کاربر پسند طراحی شده است و هیچ پیچیدگی خاصی ندارد. به ندرت با استفاده از این نرم افزارها کارهای خود را فراموش می‌کنید. از پرکاربردترین نرم افزارها در این زمینه می‌توان به نرم‌افزار to do list و نرم افزار Tik Tik و … اشاره کرد.
اولویت‌بندی کارها بر اساس ماتریس آیزنهاور
اولویت‌بندی در برنامه‌ریزی کارهای روزانه را می‌توان به روش ماتریس آیزنهاور انجام داد. در این ماتریس شما می‌توانید کارهای مهم را از کارهای فوری تفکیک کنید.
در این ماتریس کارهای فوری یعنی کارهایی که در اسرع وقت باید انجام شوند. به طور مثال شرکت کردن در یک آزمون در یک تایم بخصوص یک کار فوری است و نمی‌توان آن را به یک ساعت دیگر موکول کرد. اما کارهای مهم بخشی از اهداف و ارزش‌ها ی زندگی شما هستند که در دراز مدت مفید هستند. تعامل با دوستان، ورزش کردن، کتب خواند همگی کارهای مهم هستند.
در چنین برنامه‌ریزی کارها به 4 دسته تقسیم بندی می‌شوند:
- کارهای فوری و مهم: یعنی در اولین فرصت انجام داده شود.
- غیرفوری، اما مهم: برای آن برنامه‌ریزی کنید.
- فوری، اما غیر هم: می‌توانید انجام آن را به فردی دیگر موکول کنید.
- غیر فوری و غیرمهم: می‌توانید آن را حذف کنید.
سخن پایانی
برای اولویت‌بندی در برنامه‌ریزی و قرار دادن هر کاری در جای مشخص خود روش‌های متعددی وجود دارد. اهمیت این موضوع برای بیشتر کسب و کارها روشن است. ابزارهای زیادی برای اولویت‌بندی کارها وجود دارد که شما را راهنمایی می‌کند تا اهداف فوری ومهم را از اهداف غیر ضروری تشخیص دهید و آنها را در اولویت قرار دهید. فکر می‌کنید کارآفرینان موفق چگونه توانسته مدیریت قوی داشته باشند؟
دکتر میثم شکری ساز یکی از همین کارآفرینان و مدیران موفق است که اولویت‌بندی را به عنوان یک ضرورت برای تمام افراد می‌داند.
سوالات متداول
- اولین گام در اولویت‌بندی چیست؟
برای شروع اولویت‌بندی در برنامه‌ریزی اولین کاری که باید انجام دهید این است که فهرستی از کارهای خود تهیه کنید. در این فهرست می‌توانید تمام کارهای ریز و درشتی که به ذهنتان خطور می‌کند را یادداشت کنید. فرقی نمی‌کند کار شما از چه سطح ارزشی برخوردار است مهم یادداشت کردن آن در این لیست است. البته لازم به ذکر است که باید کارهایی را یادداشت کنید که خودشان شامل چند کار جزیی نیستند.
شما برای این کار از کمترین امکانات که همان قلم و کاغذ است می‌توانید استفاده کنید یا اگر این کار را به صورت تخصصی انجام می‌دهید از یک نرم افزار مدیریت کارها استفاده کنید. پس از اولویت‌بندی به روش‌های ماتریس آیزنهاور و ایوی لی به سراغ قدم‌ها ی بعدی بروید.
- آیا اولویت‌بندی در برنامه‌ریزی تاثیری در مدیریت زمان دارد؟
یک مدیر زمانی می‌تواند به خوبی مدیریت کند که اولویت‌بندی در برنامه‌ریزی را سرلوحه کار خود قرار دهد. مدیریت زمان یکی از برجسته‌ترین فواید اولویت‌بندی است. از نظر دکتر میثم شکری ساز هر کارآفرین یا مدیری که مدیریت وظایف را به خوبی بلد باشد می‌تواند دقیق تر و حساس تر ایفای نقش کند.
مطالب زیر را حتما مطالعه کنید
موانع پیشرفت شغلی را بشناسید
عادت‌های سبک زندگی یک مدیر
نگاه تونی بوزان به خلاقیت
دیدگاهتان را بنویسید